IT-решение для ивент-бизнеса собрали поверх того, что уже работало: Google Sheets остались основой, мобильное приложение добавило съёмку по позициям, валидатор избавил от битых ячеек, генератор закрыл сборку DOCX.

Как это выглядело пять лет

На протяжении пяти лет процесс держался исключительно на Google Sheets и терпении:

• фотографы снимали всё подряд, без какой-либо привязки к смете;
• менеджеры распечатывали более 20 листов и вычёркивали позиции по памяти;
• архив из тысяч кадров приходилось разбирать вручную через Telegram;
• к концу проекта набегало свыше 5000 фотографий, причём до половины из них оказывались дубликатами одного и того же ракурса, а строка за второй день монтажа могла вовсе остаться пустой.

Подобные пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру также не представлялось возможным: вся информация о площадке жила в голове у одного человека.

Что сделали

Поверх привычных таблиц выстроили новый контур автоматизации фотоотчётов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX по шаблону заказчика. Теперь фотограф открывает карточку позиции, где день и блок уже выбраны, а внутри содержатся название, блок сметы, контакт ответственного и, при необходимости, образец. Снятый кадр сразу ложится в структуру сметы. Общий чат для разбора фотографий больше не нужен.

Если раньше на цикл отчётности уходило 640 человекочасов, то теперь всего 64. Разбор фото ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает примерно 3 часа вместо 320.

Количество правок от заказчика сократилось втрое: отчёт собирается сразу в формате приёмки, где указаны позиция, время, место и день.

Что ещё в статье

• Почему на одну строку сметы часто нужны два кадра и как эту задачу закрыли двумя слотами на позицию.
• Как две недели в полях - с непосредственным участием в монтаже и съёмках - вскрыли проблемы, о которых заказчик даже не догадывался. Контроль прорабов и бригад добавили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, после чего задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления.
• Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. При наличии готового решения сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
• Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия, составившая 576 человекочасов.

Автор материала - Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Теперь новый сотрудник включается в проект примерно за час, тогда как раньше на этот процесс уходили недели работы с архивами и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/