Об авторе: Надежда Шалимова, руководитель управления маркетинга компании ЭОС.

В Орловской области с 2021 года создавалась единая региональная система электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» – сегодня к ней подключены все органы исполнительной власти региона и все 27 муниципалитетов.

Результатом внедрения СЭД «ДЕЛО» стало существенное сокращение времени обработки и визирования документации в органах власти, снизилось потребление бумаги. Мобильное приложение позволяет пользователям работать с документами вне офиса.

История внедрения в Орловской области СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании ЭОС, по нашему мнению, представляет интерес как удачный пример использования отечественного программного продукта.

Заказчик проекта – департамент информационных технологий (ДИТ) Орловской области, созданный в феврале 2018.

По итогам конкурсных процедур интегратором на проекте стала местная компания «Гарант-сервис», технологический партнёр ЭОС. «Гарант-сервис» являлся соорганизатором конференции «Цифровая трансформация госуслуг. Импортонезависимые решения. Реальный опыт» в Орле, которая прошла в июне 2021 года.

Описание проекта

В состав Орловской области входят 27 муниципалитетов: 23 муниципальных района, один муниципальный округ (Орловский) и три городских округа (Ливны, Мценск, Орёл – административный центр).

Ранее Орловская область уже использовала систему документооборота, ядром которой являлось импортное решение с ограниченным количеством лицензий. К 2021 году в правительстве области утвердилось решение о переходе на отечественную СЭД. Существенными критериями при выборе системы стали требование к возможности охвата всех сотрудников органов власти, работающих с документами; наличие функционала, который позволит пользователям комфортно работать с документами не только в офисе, но и вне его.

Требованиям удовлетворяла СЭД «ДЕЛО», которая содержит полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, в том числе мобильное приложение EOSmobile.

Предполагалось, что системой начнут пользоваться, в том числе, все муниципальные образования и подведомственные организации как органов власти Орловской области, так и муниципальных образований. Поэтому ещё одним требованием к системе стала возможность гибкого масштабирования. Необходимо было организовать электронный документооборот с каждым из муниципальных учреждений – после того, как там будет внедрено хотя бы по одному рабочему месту, оснащённому системой «ДЕЛО».

Ход проекта

Внедрение системы электронного документооборота в органах власти началось в 2022 году. В начале года пошло полномасштабное подключение органов власти, а уже с апреля начали подключать органы местного самоуправления.

Перевод документооборота Орловской области в безбумажный вид проходил поэтапно. На первых этапах внедрения документы дублировались и могли приходить получателям в бумажном виде.

Сейчас электронные документы составляют около 60-70% от всего объема документооборота, исключение составляют документы с грифом «ДСП».

По словам руководителя ДИТ Орловской области Андрей Артёмова, на начальном этапе проект оказался «достаточно трудным»: «Поскольку система новая, используется комплексное решение, и внедрение тоже началось комплексное – не с одного-двух пилотных органов, а сразу везде, по всему региону. Несмотря на необходимость неизбежных локальных доработок, постоянного тесного общения с пользователями, осваивающими новый софт, – мы с сотрудниками компании «Гарант-сервис» справились со своими задачами в срок».

«К этому проекту мы шли достаточно долго, развивая сотрудничество с администрацией города Орёл, руководством правительства. Это взаимодействие вылилось в большой проект… Первые результаты своей работы мы увидели сразу после новогодних праздников, когда члены правительства Орловской области приступили к работе в новой системе. Они были приятно удивлены тем, что время на подписание документов существенно сократилось», – добавляет директор компании «Гарант-сервис» Василий Соколовский.

Результат проекта

На текущий момент система «ДЕЛО» работает в штатном режиме, ошибок практически нет, а все появляющиеся нюансы быстро отрабатываются сотрудниками ДИТ, в том числе с привлечением представителей интегратора. В системе уже обработаны около 50 тысяч входящих и 70 тысяч исходящих документов.

К ноябрю 2022 в единой системе документооборота Орловской области работают более 1,5 тысячи пользователей. В администрациях муниципальных образований пока преимущественно установлено по одному рабочему месту – для взаимодействия с органами власти, с правительством региона. В планах полноценный переход на использование системы электронного документооборота, автоматизация полного цикла прохождения документов, от руководителя до конечного исполнителя.

Активно используется система МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) последней версии 2.7.1. В 2023 году в ДИТ рассчитывают перейти на МЭДО 3.0.

Визирование нормативно-правовых актов через СЭД позволило значительно ускорить этот процесс, время прохождения документа сократилось с дней до часов. Электронное визирование позволяет экономить до сотни листов на каждом документе. Помимо бумаги, экономия идёт и на расходных материалах. Медленнее изнашивается офисная техника.

У губернатора, его заместителей, а также у всех членов правительства области имеются планшеты с установленным мобильным приложением EOSmobile – мобильной версией СЭД «ДЕЛО». Это удобное решение для руководителя, позволяющее оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, отправлять соответствующие поручения. Удалённая работа становится не только оперативной, но и безопасной: на планшетах руководителей установлены соответствующие средства защиты информации. Всего в регионе закуплено около 50 мобильных рабочих мест, из которых используется пока половина.

ПАК «МФЦ ПЛЮС»

Орловская область одной из первых в стране оснастила свои многофункциональные центры современным отечественным программно-аппаратным комплексом – ПАК «МФЦ Плюс». Комплекс состоит из четырёх основных независимых компонентов: аппаратная часть – российский сервер линейки «Яхонт УВМ» (производство «НОРСИ-ТРАНС») на базе процессора «Эльбрус», операционная система – «Альт Сервер» (разработка «Базальт СПО»), СУБД – Postgres Pro (разработка на базе Postgres Professional с использованием СПО PostgreSQL), прикладное ПО для автоматизации МФЦ – АИС «МФЦ ДЕЛО». Используемый софт включён в Единый реестр российского ПО, а «железо» – в Единый реестр российской радиоэлектронной продукции.

В МФЦ Орловской области 27 отделов и 307 окон обслуживания. Совокупно в учреждениях под централизованным управлением работают 350-400 сотрудников. На данный момент во всех отделах имеются автоматизированные рабочие места, что позволяет быстро решать поставленные задачи.

«Решение о переходе на новую автоматизированную информационную систему для МФЦ принималось в 2020 году исходя из нашего положительного опыта сотрудничества с компанией ЭОС, а также требований к ряду ключевых показателей эффективности работы. Из несомненных преимуществ АИС «МФЦ ДЕЛО» стоит отметить обеспечение высокой скорости предоставления определённого перечня государственных услуг и качественную работу техподдержки решения», – комментирует директор МФЦ Орловской области Павел Калугин.

Эксплуатация внедрённого решения показала, что аппаратная часть комплекса выполняет свои задачи с должным уровнем качества: например, переход системы с иностранных процессоров на отечественные практически не был заметен пользователям, в период тестирования не были выявлены ни замедление работы системы, ни отказы. Нагрузочные тестирования показали, что даже при работе двух ядер из восьми имеющихся система работает штатно, а её загрузка увеличивается с 10-12% до 18%.

«Процессоры «Эльбрус» легко выдерживают нагрузку от 400 пользователей. Например, наш [сервис] «Диспетчер СМЭВ» – это очень большой трафик, подписание электронной подписью всех запросов, очень много преобразований. Для задач МФЦ, в сравнении с зарубежным «железом», мы существенной разницы не почувствовали», – делится впечатлениями Павел Калугин.

В августе 2022 года независимой лицензированной организацией был проведен анализ безопасности и надёжности серверного оборудования в составе ПАК. Специалисты пришли к выводу, что все меры по обеспечению безопасности персональных данных, которыми оперирует АИС «МФЦ ДЕЛО», реализованы, создан необходимый уровень защищённости.

В рамках проекта в МФЦ Орловской области были установлены и апробированы многоместная станция «Горыныч» (системный блок с несколькими видеокартами и процессорами линейки «Эльбрус 801», к которому можно подключить до шести мониторов) и «ЭОС-Байкал» – импортозамещённое АРМ на процессоре «Байкал-М». Оба АРМ поддерживают работу в АИС «МФЦ ДЕЛО».

В декабре 2021 года решение ПАК «МФЦ ПЛЮС» стало лауреатом национальной премии «Приоритет» в номинации «Информационные технологии. Программное обеспечение» как первый импортонезависимый стек программных и аппаратных средств для МФЦ.

Перспективы проекта

СЭД «ДЕЛО» в органах исполнительной власти Орловской области будет развиваться. В планах – полноценный перевод всех муниципальных образований региона на использование СЭД.

С СЭД посредством веб-интерфейса уже взаимодействует система обратной связи региона. В дальнейшем запланирована полноценная интеграция системы обратной связи с СЭД «ДЕЛО», поскольку удобнее отрабатывать запросы граждан в той же системе, что и остальные документы.

В ближайшее время планируется также реализация поручения губернатора Орловской области, согласно которому приём обращений граждан по вопросам деятельности органов исполнительной власти Орловской области в рамках региональной сети МФЦ будет производиться также с использованием системы ЭДО.